Pergunte a um gestor quantos dispositivos a empresa tem em operação neste momento. Onde cada um está, quem usa, qual a data de fim de garantia, quanto custou a última manutenção. Na maioria das empresas, a resposta vem com hesitação (ou de uma planilha que parou de ser atualizada há três meses). É justamente esse gap que a gestão de ativos de TI existe para fechar.

E esse gap custa caro! Compras emergenciais quando um equipamento crítico falha, licenças pagas para gente que já saiu, máquinas paradas em gaveta que ninguém devolveu para o ciclo… Em outras palavras, a gestão de ativos de TI transforma um parque que ninguém controla de fato em uma operação previsível, auditável e mais barata de sustentar.

O que é gestão de ativos de TI

A gestão de ativos de TI ou ITAM (IT Asset Management – disciplina normatizada internacionalmente pela ISO/IEC 19770) é o conjunto de processos que acompanha cada recurso tecnológico da empresa, do momento da decisão de compra até o descarte. Isso inclui hardware, software, licenças e contratos. Portanto, o objetivo não é só saber o que existe, mas garantir que cada ativo esteja em uso, em conformidade e gerando valor para a operação.

Diferente de um inventário, que é apenas uma lista de equipamentos, o que existe e onde está, a gestão de ativos é a governança completa: rastreamento de ciclo de vida, gestão de custos, controle de licenças, integração com sistemas corporativos.

Gestão de ativos de TI e MDM: onde cada um atua

Há ainda uma confusão frequente com MDM (Mobile Device Management). Os dois andam juntos, mas resolvem coisas diferentes. Enquanto o MDM controla e protege os dispositivos móveis no nível operacional, o ITAM rastreia esses mesmos dispositivos como ativos corporativos ao longo do ciclo de vida. Assim, numa operação de campo com centenas de coletores e smartphones, você precisa dos dois: um cuida da segurança e da configuração remota, o outro cuida do custo e da decisão.

Por que o controle do parque costuma se perder

Quase nunca o problema é falta de tecnologia. Na verdade, grande parte das falhas não está na ausência de recursos, mas na falta de visibilidade sobre o que já existe, como está sendo usado e quais riscos estão associados a ele.

Os pontos cegos mais comuns aparecem sempre nos mesmos lugares:

• Planilha como sistema de controle: funciona até a operação crescer. Depois vira fonte de erro: alguém esquece de dar baixa, dois setores editam versões diferentes e a TI passa a agir apenas de forma reativa.
• Ambiente híbrido e mobilidade: com a expansão do trabalho remoto e da mobilidade corporativa, a gestão deixou de se restringir ao espaço físico e muitos negócios deixaram de monitorar dispositivos que estão fora da empresa. Dessa forma, um tablet num centro de distribuição ou um smartphone de um vendedor em rota some do radar com facilidade.
• Sem dono e sem regra: quando o gerenciamento é disperso, sem responsáveis claros e sem política definida, sobram decisões descentralizadas e dificuldade de responsabilização.

Por fim, o resultado financeiro disso raramente aparece numa linha só do orçamento. Ele se espalha. Exemplo das compras emergenciais que custam de 20% a 40% mais do que aquisições planejadas. Além disso, renovações automáticas de licenças para usuários inativos são dinheiro jogado fora, e equipamento parado é capital empatado sem retorno.

O ciclo de vida na gestão de ativos de TI: as cinco fases

Toda decisão boa sobre um equipamento depende de enxergar onde ele está na própria trajetória. Por isso, a maioria das organizações trabalha com cinco estágios: planejamento, aquisição, implantação, manutenção e descarte. Os detalhes mudam conforme o ativo (o ciclo de um notebook é bem diferente do de um servidor), mas a sequência permanece a mesma. Esse modelo de ciclo de vida de ativos de TI é adotado de forma ampla no mercado. 

Do planejamento à implantação

1. PLANEJAMENTO
   Primeiro, é preciso definir o que a operação precisa, com base em uso real. É aqui que entra a pergunta que muita empresa pula: comprar ou contratar como serviço?

2. AQUISIÇÃO
   Em seguida, vem a escolha, compra ou contratação e o registro. Todo equipamento que entra precisa ser registrado: número de série, modelo, data de entrada, garantia, contrato associado e usuário responsável. Parece burocrático, mas é esse registro que sustenta as decisões de manutenção e descarte lá na frente.

3. IMPLANTAÇÃO
   Depois, o equipamento é configurado e entregue pronto para operar. Uma boa prática é trabalhar com uma imagem-padrão por perfil de uso, com sistema operacional, políticas de segurança e softwares corporativos já embutidos. Sem automação, o setup de um notebook leva de duas a quatro horas; com imagem automatizada, cai para 30 a 45 minutos. Multiplique pelo tamanho do rollout e o ganho fica evidente.

Manutenção e descarte: onde mora o custo

4. MANUTENÇÃO
   Essa é a fase mais longa e, não por acaso, onde se concentra o maior peso do custo total. A Gartner estima que cerca de 75% do orçamento de TI seja gasto na manutenção e operação de sistemas e infraestrutura, o que faz o custo de propriedade chegar a ser até três vezes maior que o de aquisição. Logo, manutenção preventiva e preditiva não é luxo: é o que evita a parada não planejada.

5. DESCARTE
   Por fim, vem a retirada da operação com segurança. Dados sensíveis em HDs, SSDs e chips precisam ser removidos antes de qualquer coisa, e o descarte físico deve seguir a Política Nacional de Resíduos Sólidos. Fechar bem o ciclo também é recuperar valor residual e evitar passivo ambiental e jurídico. 

O que muda na operação com a gestão de ativos de TI sob controle

Aqui é onde a teoria encontra o chão de fábrica, o centro de distribuição e a equipe em rota. Cada fase bem gerida, portanto, vira um efeito concreto:

• Menos parada não planejada: o controle detalhado traz previsibilidade sobre manutenção e substituição, evitando paradas inesperadas que prejudicam as operações diárias. Numa operação logística, por exemplo, um coletor fora do ar na expedição trava a saída de carga, e o custo disso não está no preço do aparelho.
• Custo que para de vazar: a visibilidade evita compras desnecessárias e identifica recursos subutilizados, permitindo direcionar orçamento de forma mais estratégica.
• Decisão com base em dado, não em palpite: com informações confiáveis sobre o parque, o gestor decide com fatos quando renovar, quando substituir, onde cortar. Assim, a conversa com o financeiro muda de tom quando você chega com histórico e projeção.
• Segurança e conformidade: a gestão garante que só dispositivos autorizados estejam na rede e que equipamentos obsoletos sejam identificados e trocados antes de virarem brecha. Dessa forma, em auditoria rastreabilidade deixa de ser dor de cabeça.

Repare que nenhum desses ganhos é sobre o equipamento em si. É sobre a operação que depende dele.

Como estruturar a gestão de ativos na prática

Sair da planilha para um modelo maduro não exige virar a chave de uma vez. Exige método. Um caminho que funciona na maioria das operações:

1. Mapeie tudo que existe: inclusive os ativos esquecidos na rede ou fora de operação. Afinal, o que não está no mapa não entra no controle.
2. Padronize o registro: defina critérios fixos por tipo, função, localização, modelo, versão e status operacional, sempre na mesma lógica.
3. Defina dono e política: estabeleça regras claras para aquisição, manutenção e descarte, com responsabilidades definidas.
4. Centralize numa plataforma: em vez de planilhas dispersas, use uma base única que cruza ativos, contratos e chamados em tempo real. É o ponto em que o controle deixa de depender de disciplina manual.
5. Acompanhe por indicadores: por fim, defina KPIs e relatórios periódicos para TI e financeiro, conectando a operação à decisão de orçamento.

Ainda vale conhecer dois números que ajudam a guiar a renovação:

1. O primeiro é o TCO por ativo, que soma aquisição, manutenção, suporte, licenças e descarte.
2. O segundo é o refresh rate, o percentual do parque renovado por ano, abaixo de 20% ao ano, o parque envelhece mais rápido do que se renova.

Onde a MGI entra nessa conta

Estruturar e operar tudo isso internamente dá trabalho e nem sempre é o melhor uso do time de TI, que costuma ter problemas mais estratégicos para resolver do que rastrear número de série.

Por isso a gestão de ativos faz tanto sentido dentro de um modelo de outsourcing de TI. Em vez de empilhar mais uma ferramenta para a equipe administrar, a operação passa a ser sustentada por um parceiro que cuida do ciclo de ponta a ponta: do equipamento configurado e pronto para uso na entrega, passando pelos contratos de manutenção que seguram a disponibilidade, até o controle dos dados que orientam a renovação.

No centro disso está a plataforma MyIN. Desenvolvida exclusivamente para o B2B, ela cruza ativos, chamados técnicos e contratos para identificar onde economizar, onde investir e quando atualizar a tecnologia. Além disso, o alcance vai do inventário ao descarte, conectando Android, iOS, MDM e CRM com monitoramento de performance e custo por dispositivo, apoiado por um time de customer success dedicado. Na prática, é o inventário em tempo real, o histórico auditável de cada ativo e o relatório que chega pronto para a reunião de orçamento (sem depender de ninguém atualizar planilhas).

O parque sob controle começa por enxergar o que você tem

Controlar o parque tecnológico não é sobre ter mais ferramentas, mas sobre parar de operar no escuro e saber onde está cada ativo, quanto ele custa de fato e quando faz sentido trocá-lo. Dessa forma, quem tem essa visão decide com antecedência em vez de apagar incêndio, e negocia orçamento com dado em vez de estimativa.

Se a sua operação ainda depende de planilha para responder onde estão os dispositivos, esse é o ponto de partida. Conheça a plataforma MyIN e veja como centralizar o ciclo de vida dos seus ativos em uma única visão, do inventário ao descarte.